PDF文档，除了word大家接触的最多的。PDF是一种通用性高、跨平台（其实现在word也跨平台了，大家都支持）的文档。一般来讲PDF看的比较多，一些正式的文档、报告都是PDF格式的，加上密码后不能编辑，不能打印。言归正传，大家使用PDF的阅读器当让是官方的最多，Acorbat Reader（现在好像改名字了，要区分Acorbat这个软件）。要想编辑除了用上述Acrobat官方的软件（很贵，功能很多）外还有一些其他的选择，基本都是收费的。所幸这些公司也出品了很多免费的PDF阅读器。比如介绍的这个，虽然不是最小巧、速度不是最快，但是功能比较丰富，已经可以满足我所有PDF的需要了，注释，编辑，标注都有。而且使用了一段时间兼容性很好（使用别的时候有的文档打不开，中文显示不了）。体积比官方的要小巧不少，功能又多，还是免费，另外界面也很美观，支持Tab，推荐给大家，截图如下：
版本：英文、中文：2.0
随着Windows Vista SP1和Windows XP SP3的发布，新版本的WindowsLiveWriter也随之更新到了我的机器上。和以前相比，新版本的WindowsLiveWriter已经很不错了。编辑截图如下：
优点：中文化、操作方便、支持代理、可以定制一些内容。
缺点：安装时比较麻烦，要先下载WindowsLiveInstaller，在有Proxy的环境下无法安装，只能安装XPSP3或VistaSP1。一些功能，比如说地图在中国无法使用。最重要的是，数据存放在本地系统盘内，无法当作一个便携软件使用！还有就是对BOX等图片上传的支持不好，图片只能放在Blog内，而且会在图片名字前面加上windowswriter字段。
总得来说优点大于缺点，目前良好支持代理的Writer软件几乎没有,推荐使用代理或笔记本的人们使用。
版本：中文：2008（build12）
官方网址：还用问么？
简介：Screenshot Captor，很好用的截图软件，以前使用SnagIt的可能要适应一下，功能基本都一样。可以截图全屏、活动窗口、区域等，选择及快捷图如下：
截图后会出现选择，copy到剪切板啊、保留、丢弃等，由于是处于软件激活无法截图。如果选择编辑的话就会进入编辑界面，如下图，箭头、边框、另存为等都有，而且默认保存的图像格式是png，比较小巧。
版本：英文：2.37
官方网址：http://www.donationcoder.com
（10）总结-养成良好的习惯及补充
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恭喜大家，本教程的最后一课！总结与补充。
通过以上9课，大家对文件管理应该有了一个大致的认识。其实文件管理说来简单，使用起来的效率也因人而异。在这里BP希望此系列文章能够让读者有所收货。当然了，并没有一个或是一类方法是绝对正确的，只有合适的。比如说访问文件有人用鼠标，有人用Win+R，有人用专用软件，但是只要能够让操作者感到舒服就是合适的，我以前接触过一个人工作非常专业，就是使用鼠标点击开始中的启动项，而且边操作边和你沟通，跟人的感觉也很好。
另外一点，就是习惯的养成，文中有得软件使用起来上手比较复杂，比如说TC（Total Commander）与FC（Free Commander），开始真是非常不习惯（虽然说xbeta有TC很好的教程，大家可以去参考），但由于看到了熟练使用能够带来的种种好处，我还是坚持下来了，每一段时间只使用一些功能，高级的慢慢来。这样等掌握了初级的操作后再学习复杂的，否则一起来得话只能让我感到沮丧，最后放弃。
所以说，培养一种习惯，心态与心情最重要。慢慢养成是最好的方法，慢就是快！当然了有强烈要求的同志只要乐此不疲还是能很快搞定的！
补充么，以后在别的系列里添加。这里做个小小总结吧:
首先，重要文件要有备份！系统坏了要能恢复！
其次，文件存放要规划好，所有机器上结构，内容力保一致。
第三，访问文件要注意，确保文件的可运行，多台电脑一起用要同步重要文件。
第四，学习使用文件访问与控制的新手段，提高工作效率。
最后，养成习惯不要急，循序渐进，保持良好的心态、愉快的心情。
BP：Business Plugin | 教程系列 | 良好的文件管理习惯（完！）
由于作者水平所限，文中错误难免发生，请大家回复讨论。教程系列将会持续更新,谢谢大家的支持！
（9）猫有七命-灾难性恢复规划
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其实猫是有9命的，还记得中学时有一段时间狂听AeroSmith的《NineLives》，也不知怎么就写7命了，呜呼哀哉，就这样保留吧。其实家用机的灾难主要就是指硬盘损坏，其他的零件坏了可以再买么。其实方法原理的差不多，但是由于个人习惯不同在软件上有一些差别。进入正题：
1、需要准备的硬件：
软盘：这个东西连最老的机器都支持，直到现在我老婆家2000年买的机器还是靠软驱启动进行系统备份和恢复的。缺点是软盘比较容易坏（消磁），而且比较贵，最后就是现在新买的机器上还有这个老大哥么？
光盘：可以说这个是目前使用最多的。一来便宜，二来造价低，三来很多软件都能直接支持刻录启动盘，非常的方便。缺点就是定制性差。如果盘质量不好再加上光驱不给面子，那么，，，，就等着换光驱吧。
U盘：这个是我最喜欢也是在用的。优点是可以定制，而且除了当启动盘外，还能当U盘使用，一举两得。再就是只要机器支持USB设备启动就可以正常使用，不用担心光驱不读盘了。缺点呢一是比较贵，现在1G差不多要30-40元（已经很便宜了，想当初99年买了盒软盘就100多块，2003年上班时发了工资买了个最便宜的64M U盘还快200块），再有就是主板必须支持USB设备启动，还有一点就是USB需要是2.0的（1.0的速度太慢了），好在现在基本都满足，这文章就主要以U盘作叙述对象了。
2、软件
Ghost：这个大家想必都知道吧，以前好多主板都附送的。可以放在一个软盘里面，用软盘启动后就可以搞定了，后来放弃他的原因是我那个版本不支持sata硬盘而且只能在dos下备份。不过对于比较老的机器还是很合适的。
TrueImage：这个从8就开始使用，可以启动系统后备份，可以创建启动光盘，可以创建启动软盘（需要7、8张软盘，大家就当我没说过）。这个软件是非常优秀的软件，而且可以构架服务器结构，商业可以使用，对个人有些大材小用了。缺点如下，每个机器的启动盘需要单独制作，虽然基本上一个机器的启动盘可以启动一批机器，但是当两个机器硬件相差太多的时候，还是不能正常识别一些设备（比如我的SATA用就不能识别）。再就是价格昂贵。
WindowsPE：WindowsPE是Windows Preinstalled Environment,其实说白了就是安装Windows时，那个比较好看的安装界面。在Windows Vista里就更新到WPE2了，还可以在微软下载一个900m的单独包。试了一下，做好的启动盘只有cmd功能，其他的需要敲命令往镜像里面加。非常的复杂（恕我愚钝）。如果用这个的话，要把微软的ImageX加入到启动文件里，就可以恢复Windows自己格式的系统备份了。建议WPE铁杆fans使用，或者上网上下载做好的ISO镜像，不过要想放在USB上的话就得自己动手了。
WindowsVista启动盘：随着Vista sp1和XP sp3的推出，XP的性能依然领先于Vista。不过我仍看好Vista,一来Vista还会继续发展，二来Vista比XP便宜（这是真的，微软的策略），三，如果我的机器够快的话，为什么不用界面更漂亮的呢（这也是Vista最大被人诟病的地方，只是好看了）。读者：又跑题了，，，，，。言归正传吧，使用Vista安装盘启动后，有一项是选择恢复系统，可以恢复windows自己备份的系统，如果有这个盘（当然得是DVD光驱），用这个很是方便。
BartPE：这个其实也是调用Windows的安装盘中的PE一些程序，相比微软的优点：（1）支持的软件比较多，而且设置上不用敲命令。当然在制作USB启动盘时还是要敲一些命令的。（2）占用空间较小，150m，而PE2.0有300多m。（3）免费软件。缺点：（1）制作时需要windows安装盘。（2）中文支持不好，windows安装盘要使用中文版会有乱码。
DriveImageXML：免费的备份恢复工具，结合上述BartPE可以用U盘启动并回复数据。
3、恢复步骤
首先：要有可用于恢复的系统备份。这里推荐大家使用两个硬盘，将系统盘备份（假设c：）放在另一个分区（假设d：），再把这个系统备份复制到第二个硬盘上（假设e：）。
第二：插上U盘，启动机器。选择使用USB设备启动（较新的主板可以按相应钮自动选择启动设备，老一些的要进bios改。
第三：使用BartPE制作的启动盘启动后选择DriveImage XML，之后选择恢复，下一步，下一步，，，，，比较简单。界面全英文。需要注意一点，NTFS格式的话在备份恢复时是显示disk n |part m 来区分的，建议大家所以盘都不一样大，这样就算数不清那个分区，可以根据容量来区分。
最后：等恢复完成后启动机器即可。
最后的最后，记住一点，备份恢复一定要测试一遍才能放心！切记！
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（8）凌波微步-文件的访问与控制
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找文件，打开程序，压缩，解压缩。这些看起来不用讲，用鼠标点啊点啊点啊就可以啊。确实当我们只是开电脑看电影，打开游戏一玩就是半天的话帮助确实不大。但是当我们经常需要对文件进行操作时，会变得很麻烦。所以就有一类软件出现了，文件管理软件。
1、文件管理软件，这里推荐大家到www.xbeta.info 善用佳软上泡一泡，里面介绍的TC（Totol Commander）是一款非常强大的软件，而且xbeta有很好的教程。此软件为共享软件，是需要注册的。根据xbeta的推荐免费的使用Free Commander 。由于此软件操作比较复杂，请参照右侧软件中的单独文章。
2、win+R键快速启动程序，这里推荐这个方法也是从xbeta得来的，而且确实很方便，原文在此（以前他是在sina上写的），现简单叙述如下：
使用键盘上的win+R（按下windows键，之后点击R，同时松手），可以调出windows运行框如下图：（图片来自 善用佳软）
之后大家用键盘输入内容，拍下回车（Enter）即可运行程序！比如上图tc是运行TotalCommander，若输入w再按Enter则启动windows writer。
等等，不能运行，还有两步没有做。首先这个运行框输入内容再按下回车后，系统会在制定目录中找程序，而且可以是快捷方式，想一想，我们要做什么？对，第一步，我们将我们常用的程序的快捷方式改名，并放在一个目录里。如下图（开始截图的是列表，结果看不清，换缩略图吧）：
如图：我将这些快捷方式放在了d:\data\!了，其中有一些显示不出来的图标是由于那些东西在这台电脑上没有，大家忽略就好了，也可以参考一下系列教程（6）。
这样的话我们还差一步，让“运行”能够搜索到这个目录里的快捷方式好启动软件。步骤：“桌面→ 我的电脑→右键菜单→属性→高级→系统变量→path”。之后选择“编辑”，在弹出的环境变量编辑中后面加上“;d:\data\!”，注意要用英文输入法，如果用中文标点会变成中文标点。关键步骤见下图：如果还不明白，请参照上述xbeta原文中的视频演示。
3、鼠标操作也能提速！
我只用鼠标，不用键盘！对于这样的朋友其实也有方法，根据第二项创建快捷方式到一个特定目录里，我们做一些优化。将这个目录里面再分为几个目录，每个目录下放不同种类的快捷方式，之后将这个存放快捷方式的根目录，放在快捷访问右边，这样能够得到比开始菜单更方便的访问。效果如下图：
加入步骤：在下面任务栏空白处点击鼠标右键，选择“工具栏->新建工具栏”
在弹出的界面上选择准备好的目录即可。
当然，满足这个也可以使用一些软件，比如前面提到的PortableApps,由于比较复杂，请参考右侧单独文章，这里只截图了解一下：
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（7）对号入座-标准目录架构
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所谓标准就是一般性的结构，特殊情况不在此类讨论范围内。
首先，从硬盘分区来划分。
c:\肯定是系统盘了，我将卷标设为system。
其中重要的目录是c:\Documents and Settings,这里是存放所有用户数据的（默认）的地方，比如Outlook Express会将邮件等内容存在这里，还有一些设定收藏夹之类的软件数据及临时文件。微软这样设计是想方便用户使用，而且系统相关的当然都是配置到一个分区中了，但是这样就带来了很多临时文件会产生在这里，桌面上放了一些东西也会占用，所以你会发现c：慢慢变大基本都是这个目录的功劳。
其中存放系统的就是c:\windows了，这个在安装时可以改名。里面是系统文件根据不同系统大小也不同，而且在安装了很多补丁后，它内部会保留打补丁前的文件以方便回退，所以会产生很多$uninstall…..的文件，介意的话可以删除。
c:\Program Files这个目录是众多软件的默认安装目录，这里建议只把“非绿色”和一些默认编辑文件类的，的软件安装在这里，就是说每回重装系统都要重装的软件，比如说office，7z，FDM，Windows Writer，由于不是很多所以就不放在d:/Program Files下了。这样做的意义就是在做c:\系统备份时需要的时间较少。占用空间较少。
d:\存放数据的盘，卷标data
由于是家用，所以将其他东西都放在这里就可以了，里面的结构参照系列教程（5）中的目录存放就可以了。
e:\用户备份的盘符，卷标backup
这个目录就是存放c:\system系统额外备份的，最好情况是在另外一块系统磁盘上，因为在d:\上已经有系统备份了，但是如果整块硬盘损坏就无法恢复了，如果这个另外一个硬盘的话，就可以轻松恢复了。另外此盘符上还应该有d:\上重要目录的备份，具体内容请参照系列教程（6）
另外如果需要双系统的话，单分出一个区安装第二个系统使用，如果条件允许放在第两块物理硬盘上，这样就不用考虑启动列表的问题了。
其他的光驱之类的就可以顺延了，U盘也会自动分配盘符。
另外由于设备有时会变化，建议将映射来得磁盘分配靠后的盘符，比如说x、y、z。
最后，记住一点，盘符分配好后不要轻易变动，否则快捷方式等会失效！
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（6）质量控制，保持数据一致性与有效性
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首先做个调查，谁的硬盘没有坏过？虽然家用机不用一天24小时开机使用，但是家用机的数据存储设备因为投资关系一般是不会做任何数据保护的，所以也就是说，我的160G硬盘存了120部高清电影，一但硬盘不能用了我哭啊、喊啊、抱着硬盘在地上打滚也好请他吃冰激凌雪糕也好，最终也是只有两个办法：1、花钱找数据恢复公司把上面的电影恢复，不过收费大概能买十几二十块磁盘了。2、买个新硬盘把电影从网上重新下载（这里只是举例，请大家尊重正版版权）。一般来讲，个人都不会选择第一种方法，毕竟成本太高，但是请响一下，如果硬盘上的数据不是电影而是你5年辛辛苦苦写出来的1000个方案、文档、学习笔记呢？哭吧，大声哭，，，，哭完了，锻炼完肺活量了，好吧，接下来咱们讨论一下下次不哭的办法。
跑题了，跑题了，上述内容比较多的是在：《（9）猫有七命，灾难性恢复规划》中的。由于绝大多数家用机都不会使用硬件保护（Raid技术）所以这里就从无raid技术的普通使用为基准。至于硬件备份，灾难恢复（假设硬盘坏了）需要的步骤及准备资料将在第9节详细叙述。
数据有效性，最简单的就是我从家里熬夜写了个文档，拷到了U盘里面，结果第二天到了单位打不开，结果被领导批一顿还扣了一个月奖金。这种情况是为什么呢，我们简单的分析一下：
首先U盘可以支持多种格式，在格式化时我们可以选择FAT格式、FAT32格式通过高级属性或者工具，我们还可以使用NTFS格式。
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大补丸3：文件格式化类型简要说明
FAT格式：是为移动设备使用的格式，优点是支持快速拔插，比如说下班了赶紧把U盘拔下来就回家，缺点是文件占用空间较大。比如说如果我用FAT格式化后可以装30个文档，那个我用FAT32格式化就可以装32个文档。
FAT32格式：是早期Windows的磁盘的格式化类型，相比FAT当然优点是容量大，缺点是不能快速拔插。
NTFS格式：比FAT32更先进的文件格式，支持校验，索引等内容。而且支持加密，简单的说就是在这台机器上复制的文件，被你拿走了也不能看，因为我加密了。缺点就是加密配置起来复杂，有时候在这台机器上拷贝个东西给同事，他确不能打开。还有就是由于不能直接格式化成这种格式，对一些U盘启动程序无法支持（后面会叙述）。
由于我们在：《（9）猫有七命，灾难性恢复规划》将会介绍使用U盘当作启动盘恢复系统的方法，而使用的Drive Image XML是将U盘格式化为FAT格式，所以此后以FAT作为U盘默认格式。
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另外虽然FAT格式支持快速拔插设备，但是由于windows有缓存写入机制，所以当一个文件刚刚拷贝完成后，大家可以用几个方法检验：看U盘灯是否处于非工作状态、在U盘上打开一遍文件、最后也最保险，把这个文件打zip压缩包，再放一份上去。这样的话我们文件的有效性就搞定了。
如果要复制的东西很多，人工使用的话将会很辛苦。当然有这样一类软件，就是自动帮你拷贝，不但如此还能够比较同步定时作业。我使用过的有SecondCopy、AlwaysSync、SyncToy、目前推荐SyncBack这个软件，免费而且功能丰富（其实也就用最基本的功能）。另外SyncToy1.4是微软出品的免费工具，也是不错的，就是发现同步多文件时有那么一点点问题，而且我在Vista下测试自动调度总起不来，如果要求比较简单可以用这个，上手较快。
为什么叫数据一致性呢，比如说我结婚了照了200张婚纱照，昨天收到了拷贝到了家里的机器，结果我机器太慢处理一张图片要半天，只能看。我决定把这些照片拷贝到我单位新分配的电脑上，中午休息时处理。结果一口气改了23张准备印刷额外的相册，我的眼睛变大了，皮肤变白了，呵呵，再晚上把这些文件拷贝回去，，，由于单位忘了标识那个是改过的，我只能把200张重新覆盖掉我家里的照片。但是如果是2000张，20000张呢，那我怎么办呢。这就是SyncBack软件帮你做的事情，定义好源目录和目标目录，他能够根据文件的属性判断出那个文件是修改过的，那个两边是一样的，之后自动根据你的需求进行操作（同步，让两边目录都是最新的文件；备份，让一边无条件和另一边相同）。
这样的话文件的有效性和一致性（非专业概念，只是为了说着方便，专业读者不要较真）就得到了保证具体恢复将在系列第（9）节讨论。
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（5）触类旁通，举例办公文档的存储规划
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上一节中说将DreamMail放在了d:/PApps_Local/DreamMail目录。这是我一个存放“绿色”软件的目录,就是那种将数据和配置都存放在指定目录并不会在系统盘里面放东的一类软件。为了方便说明，先看一下我的D盘下都有什么目录：
总揽：其中1、2是存放“绿色软件的”。3是存放我所有数据的。4是存软件安装包，包括系统补丁，系统驱动等。5是备份操作系统和其他软件，比如说上节说的DreamMail的备份信息的。6是存放所以文档资料，视频教程，这个目录其实可以放到3里面，但是由于比较大，就放在外面了纯属个人习惯。7很重要，不要小看，我把系统缓存、FireFox的缓存、eMule和BT的缓存都放在了这里。8和5一样，也是个人习惯，用于存放下载的东西。9是存放游戏和Mp3和小电影什么的。10是暂时用不到也不用备份的一个文件仓库。
大家看1，2很相似，其实里面的内容是一样的，为什分为两个了呢也是由于使用习惯。因为要使用多台电脑，所以将其中的1，d:/PApps存放的是经常要放在U盘上使用的软件，大小300M左右，这样1G的U盘可以轻松放下，下次使用别的电脑干活只用插上U盘，和在自己电脑上干活是一样的，很方便。当然2，d:/PApps_Local是只存放在本地的绿色软件，一般是比较大的比如说OpenOffice和一些不常用的，这两个目录之所以用PApps实际上是因为里面用了PortableApps这个U盘菜单软件，界面不错以后有机会介绍一下。
3不用多说了，我写的文档，照片，1、2中软件的快捷方式（这个很有必要，可以用鼠标或键盘很快的启动程序，内容不在本教程内，以后单独讲解），我的“桌面”，就是你电脑登陆后的桌面（当然各个用户是不同的，多用户需要设多个目录），是可以改在这里的，这样无论怎么恢复系统，桌面上的东西永远都不会丢！
其他的在总揽里已经简要说明了。
其实文件的存放，比如目录名字，目录结构都是因人而异的，这里把自己的分类方法大致介绍一下。首先从分类来说，“绿色”软件放在一个目录里、数据放在一个目录里、临时文件放在一个目录里等等。在有可以根据目录的大小进行调整，从量变到质变么，比如我在Data里面的Study已经有20G大小了，而且使用的很频繁，就可以根据个人习把它放在d:/Study而不是d:/Data/Study，在这方面完全是个人使用的习惯。最后，也是最重要的一点，根据备份的策略来定。比如说我Data里面共有30G，而Study占了25G，而且这25G可以再找，不用备份，那么我就把它放在d:/Study而不是d:/Data/，这样的话我备份Data目录只备份5G，比以前的30G要快6倍。
另外如果C盘空间太小，可以把一些必须安装的软件（比如MSOffice这个大家伙）安装在d:/Program Files下，好处就是系统盘和系统备份空间占用较小。当然缺点就是这两部分分离，少了其中一个都不能正常使用软件。所以，如果磁盘空间地方够大，推荐所以安装的都放在系统盘。
大概就是这些，在下一节将会讨论数据的一致性和备份。提前做好准备，就算硬盘损坏也能恢复自己的数据！
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（4）沙场点兵-使用邮件的注意事项
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这里已我现在使用的DreamMail来举例。
文档结构图：
最上面是提示了DreamMail的主目录是/../DreamMail4,下面的目录结构可以观察一下。其中/User是存放用户数据的地方，这个软件可以多用户使用，这里只建了一个用户，从属性来看，是26.8M（刚刚从outlook迁过来，邮件还不是很多）。
进入User目录，Porfile下面有个Data目录，这个就是存放我们邮件所有数据的地方。
其中那个DmData.dao里存放了所有邮件的文字信息，不包括附件（好像通讯录也是存在那里的）。我有上百封邮件保存，这个文件现在可以看到是1096k，也就是1m多一点，如果到1000封，估计也就10m不到。
左上角那个Data目录如下：
可以在图片的右上角看到，\200804是当前目录，当然还有\200805,这里只是用\200804举例，里面都是一个个的文件，其实这些文件就是邮件的附件。我做了个测试，删掉不会影响程序，就是在保存附件时没有文件被提取。
注意：根据以上数据存放结构，DreamMail是将数据全部保存在自己目录里面，所以把他拷贝到U盘里使用，这样的话不论在那台电脑上，邮件数据将会统一存放在U盘里面不会这台有一些，另外一台有一些（由于U盘存储的缺陷，如果存放在U盘上一定要做好备份，通用的备份在后节会讲到）。
DreamMail自带了备份工具，使用起来比较方便。如下图打开：
打开后，按照操作提示就可以了，观察了一下，DM的备份就是把User下的Profile目录拷贝一遍，没有做任何的压缩。所以在存放的时候要选择一块别的磁盘，尤其是不要存放在U盘中，这样白白增加了文件数量，如果U盘损坏，元数据和备份数据都不能读取就真是欲哭无泪了。
另外补充一点，DM的模板是通用的，不和Profile挂钩，如果需要备份则备份/template目录就好。
为下节铺垫一下，因为DM是一个自己目录里面存放所有数据，并且不会在文件系统里放.dll等文件的程序。我把它放在了d:/PApps_Local/DreamMail下，这样的好处有几点：
大补丸2：OpenFile，在windows里面，如果一个程序正被我使用，比如一个正在被编辑的word文档，上述DmData.dao都是属于这种OpenFile，他们不能被删除、改名、甚至拷贝（视应用而定，牵扯到文件一致性问题）。所以对文件操作时，最好将访问文件的程序关闭。
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